Preguntas Frecuentes TROPIC INVOICE (Facturas y cotizaciones)

PREGUNTAS

¿A quién le puede ser útil este programa?

Toda persona o negocio que provea un producto o servicio y reciba un ingreso por dicho servicio, encontrará utilidad en este programa. Ingenieros, Servicios de mantenimiento, aduaneros, servicios de salud, educación, tiendas pequeñas, colmados etc. Incluso organismos sin fines de lucro que necesiten notificar una deuda y cobrarla posteriormente, como condominios y clubes.

Hago y llevo control de mis facturas en la oficina o casa, ¿Cómo me beneficia utilizar éste programa?

Si debe visitar al cliente para tratar el servicio o venta, producir una cotización en su presencia en cuestión de instantes, no solo es símbolo de eficiencia y prestigio profesional, pues además ayuda a agilizar los trámites burocráticos al disponer el cliente del documento antes incluso de usted abandonar el lugar. (ver ejemplo de factura)

No visito los clientes, y llevo mis facturas y cuentas por cobrar en forma manual

Probablemente resuelve su necesidad financiera, pero otros elementos convenientes se agregan. Enviar por email, mensajería u otro medio la factura o cotización al cliente le asigna un importante nivel de prestigio profesional que pudiera sobresalir por sobre la competencia. Hacer una factura o cotización es más rápido y preciso, pues los datos de los clientes y productos/servicios quedan almacenados en el dispositivo.

Solo necesito manejar mis cuentas por cobrar

Muchos negocios manejan muchas ventas al contado, y en algunas ocasiones, algunas ventas a crédito, que llevan en un cuaderno manualmente. Como pequeñas tiendas o colmados. Usando el programa, ingrese solamente las facturas que les quedarán debiendo, junto con los datos del cliente y tendrá a mano un sistema completo de cuentas por cobrar de categoría profesional, con manejo de pagos parciales o totales con emisión de recibos, notas de crédito y débito, estados de cuenta (que puede enviar al cliente), listados de antigüedad de facturas, transacciones etc. En fin, nunca mas utilizará el método manual. (ver ejemplo de estado de cuenta)

Tengo un buen programa en mi oficina, pero me gusta la idea de cotizar delante del cliente

Usted dispone de un programa en su oficina o casa de facturación y cuentas por cobrar, y le gustaría al menos cotizar sus servicios o productos a sus clientes en el lugar del servicio, Use la opción de IMPORTAR datos en el programa, y puede ingresar la lista de productos y servicios, así como todos sus clientes a Tropic Invoice, y ya inmediatamente está en capacidad de cotizar y enviar al instante la cotización al cliente, que podría aprobar de inmediato, cosa que no pudiera ejecutar si no tiene el documento como constancia (ver ejemplo de cotización)

Me preocupa perder el equipo, y otro pueda acceder a los datos

Opcionalmente, el acceso al programa puede ser controlado mediante password, sin el cual nadie podría tener acceso a la información. Múltiples métodos de backup le permiten enviar sus datos Google Drive®, Dropbox®, servicios Ftp. Este proceso es recomendable realizarlo con frecuencia, pues en caso de daño o sustracción del equipo, puede recuperar sus datos en otro dispositivo,

Soy un servidor informal sin ningún tipo de documentación para los clientes. ¿Que tan difícil seria iniciar con este programa?

Con un simple dispositivo Android, cuyo uso ya probablemente ya está acostumbrado, descargue el programa y en forma muy simple comprenderá como manejarlo, pues opera con el estilo de los programas a los que está acostumbrado. De todas formas, descargue el programa gratis por 30 días haga sus pruebas. Como nunca ha llevado documentación, el programa le provee de herramientas simples para diseñar un logo simple para incluir en los documentos, incluso un sello a estampar encima de la firma.

¿Cómo se envían las facturas o cotizaciones a los clientes?

Los documentos se generan en conveniente formato PDF. Al abrir el documento, su equipo le provee las opciones de envío según estén instaladas, Whataspp®, SMS, email, Facebook® etc. Para imprimir físicamente el documento, la mayoría de impresoras inalámbricas disponen de un programa para Android que le permitirá imprimir el documento en una impresora wifi. Además de esto, puede imprimir una factura o recibo de cobro en impresoras portátiles bluetooth delante del cliente. Estas impresoras deben ser compatibles con el formato Epson ESC2 de caracteres (la mayoría lo son)

Realizo operaciones bajo dos nombres independientes. ¿Puedo instalar dos veces el programa en un mismo dispositivo?

Sólo se puede instalar una vez en un mismo equipo. Sin embargo, puede definir tantas compañías como desee en el mismo programa y administrará sus cuentas en forma totalmente independiente para cada compañía o persona física

En un futuro se acumularán muchas transacciones. ¿Ha sido probado con muchas facturas?

Al programa se le han importado mas de 10,000 facturas y 2,000 clientes. Prácticamente no se nota una disminución de su eficiencia. Por supuesto, un reporte de 10 páginas toma más tiempo en producirse que uno de una sola página. Aún así, la base de datos no alcanzaba los 5mb.